RODO a monitoring wizyjny w firmie

Monitoring wizyjny to jedno z najczęściej pomijanych obszarów RODO. Przedsiębiorcy pamiętają o dokumentacji kadrowej czy zgodach marketingowych, ale zapominają, że nagranie z kamery to pełnoprawne dane osobowe, podlegające tym samym rygorom co każde inne. Jeśli w firmie działa choćby jedna kamera, która obejmuje pracowników lub klientów, trzeba spełnić konkretne obowiązki.

Dwa zestawy przepisów, które trzeba stosować razem

Monitoring wizyjny w firmie podlega jednocześnie RODO i, jeśli kamery obejmują pracowników, Kodeksowi pracy. Art. 22² Kodeksu pracy szczegółowo reguluje, kiedy i jak pracodawca może stosować kamery w zakładzie pracy. Przepisy RODO i prawa pracy trzeba traktować łącznie, nie osobno. Spełnienie jednych nie zwalnia z drugich.

Cel i podstawa prawna

Zanim zamontujesz pierwszą kamerę, musisz wiedzieć, po co to robisz. Cel monitoringu musi być konkretny i uzasadniony, na przykład ochrona mienia, zapewnienie bezpieczeństwa osób albo ochrona tajemnicy informacji. Ogólne „na wszelki wypadek” nie wystarcza. W przypadku pracowników Kodeks pracy zawiera zamknięty katalog celów: bezpieczeństwo pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Wobec klientów i osób odwiedzających najczęstszą podstawą prawną jest uzasadniony interes administratora z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wymaga to jednak przeprowadzenia i udokumentowania prostej oceny, że interes firmy nie jest mniej ważny niż prawa osób nagrywanych. Zasada minimalizacji oznacza też, że kamery powinny obejmować tylko te miejsca, które faktycznie trzeba chronić.

Wymogi Kodeksu pracy dla monitoringu pracowników

• Nagrania można przechowywać nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą stanowić dowód. Po tym czasie trzeba je usunąć.
• Pracowników trzeba poinformować o wprowadzeniu monitoringu, jego celach i zakresie, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informację przekazuje się w sposób przyjęty w firmie, na przykład w regulaminie pracy albo obwieszczeniu.
• Pomieszczenia i teren objęte monitoringiem trzeba oznaczyć w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub komunikatów dźwiękowych, najpóźniej dzień przed uruchomieniem.
• Nie wolno monitorować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni, chyba że ich monitorowanie jest niezbędne ze względu na cele monitoringu i nie narusza godności oraz dóbr osobistych pracowników, a pracodawca stosuje wtedy dodatkowe zabezpieczenia.

Obowiązek informacyjny: tabliczka to nie wszystko

Wiele firm uznaje obowiązek informacyjny za spełniony, gdy zawiesi tabliczkę z kamerą i napisem „obiekt monitorowany”. To za mało. Zgodnie z art. 13 RODO osoby nagrywane muszą dostać komplet informacji: kto jest administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarza nagrania, jak długo je przechowuje, komu może je udostępniać i jakie mają prawa.

Europejska Rada Ochrony Danych w swoich wytycznych zaleca rozwiązanie dwuwarstwowe. Pierwszą warstwą jest znak widoczny przed wejściem w strefę monitorowaną, z najważniejszymi informacjami: symbolem kamery, nazwą administratora, celem i wskazaniem, gdzie znaleźć resztę. Drugą warstwą jest pełna klauzula informacyjna, dostępna w łatwo dostępnym miejscu, na przykład w recepcji, na stronie internetowej albo w formie wydrukowanej ulotki.

Najczęstsze błędy przy monitoringu w firmie

• Brak czytelnej informacji dla osób wchodzących w obszar monitorowany albo informacja ograniczona do samej tabliczki.
• Przechowywanie nagrań dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celu monitoringu.
• Kamery skierowane na obszary, które nie powinny być monitorowane, na przykład pomieszczenia socjalne, toalety czy stanowiska pracy bez uzasadnienia.
• Brak udokumentowanej podstawy prawnej i celu wprowadzenia monitoringu.
• Nieograniczony dostęp do nagrań dla zbyt szerokiego grona pracowników albo brak zabezpieczenia rejestratora.
• Nagrywanie dźwięku razem z obrazem. Rejestrowanie rozmów wymaga osobnego, mocnego uzasadnienia i zwykle jest uznawane za nieproporcjonalne.
• Brak umowy powierzenia z firmą, która obsługuje system monitoringu albo przechowuje nagrania w chmurze.

Zabezpieczenie nagrań i kontrola dostępu

Nagrania to dane, których wyciek bywa bardzo dotkliwy dla osób nagranych. Rejestrator powinien być zabezpieczony fizycznie i hasłem, a dostęp do nagrań powinni mieć tylko wskazani, upoważnieni pracownicy. Dobrą praktyką jest rejestrowanie, kto i kiedy przeglądał lub wyeksportował nagranie. Trzeba też zdecydować, komu i w jakich sytuacjach można je udostępniać, na przykład policji albo ubezpieczycielowi po zdarzeniu.

Gdy ktoś prosi o wgląd w nagranie

Każda osoba widoczna na nagraniu może na podstawie art. 15 RODO zażądać dostępu do swoich danych, czyli do kopii nagrania ze sobą. Firma ma na odpowiedź miesiąc od otrzymania żądania. Trudność polega na tym, że na nagraniu mogą być także inne osoby, których prawa też trzeba chronić, na przykład przez zamazanie ich wizerunku. Warto mieć wcześniej opracowaną procedurę, bo od improwizacji w takiej sytuacji do błędu bywa blisko.

Ocena skutków i obowiązek wyznaczenia IOD

Przy monitoringu na dużą skalę wchodzą w grę dodatkowe obowiązki. Art. 35 ust. 3 lit. c RODO wymaga przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych, gdy firma systematycznie monitoruje na dużą skalę miejsca dostępne publicznie. Jeśli kamery obejmują pracowników, klientów czy osoby trzecie w sposób systematyczny i na dużą skalę, placówka może też wchodzić w zakres podmiotów zobowiązanych do wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. Dotyczy to w szczególności firm ochrony, centrów handlowych, dużych zakładów produkcyjnych czy sieci sklepów.

Co powinna zawierać dokumentacja monitoringu

Brak dokumentacji to jeden z najczęstszych powodów wskazywanych w decyzjach UODO dotyczących monitoringu. Rzetelnie wdrożony monitoring wymaga zestawu dokumentów i ustaleń:

• jasno określony cel i podstawa prawna wprowadzenia kamer,
• wpis w rejestrze czynności przetwarzania,
• okres przechowywania nagrań i sposób ich usuwania,
• zasady dostępu do nagrań i lista osób upoważnionych,
• klauzula informacyjna w dwóch warstwach,
• procedura obsługi żądań wglądu w nagranie i udostępniania ich uprawnionym podmiotom,
• umowa powierzenia z firmą ochroniarską lub dostawcą systemu,
• w razie potrzeby ocena skutków dla ochrony danych.

Jeśli nie masz pewności, czy Twój monitoring spełnia wymogi, sprawdzimy go razem z całą dokumentacją podczas audytu RODO i wskażemy, co trzeba poprawić.

Jak długo można przechowywać nagrania?

Tak krótko, jak jest to uzasadnione celem monitoringu. W zakładzie pracy Kodeks pracy ustala górną granicę 3 miesięcy, chyba że nagranie stanowi dowód w sprawie. W wielu firmach wystarczy znacznie krótszy okres, a dłuższe przechowywanie trzeba umieć uzasadnić.

Czy potrzebuję zgody pracowników na monitoring?

Nie, zgoda nie jest tu odpowiednią podstawą, bo relacja pracownika z pracodawcą nie daje pełnej swobody wyboru. Podstawą są przepisy Kodeksu pracy, a obowiązkiem pracodawcy jest odpowiednie poinformowanie pracowników przed uruchomieniem kamer.

Czy mogę udostępnić nagranie policji?

Tak, jeśli występuje o nie uprawniony organ na podstawie przepisów. Warto zachować dokument, na podstawie którego nagranie zostało wydane, i odnotować fakt udostępnienia w dokumentacji.